Een medewerker die verzuimt? Zo houd je als werkgever wél de regie!
Er zijn tal van mythes rondom HR die niet altijd waar blijken te zijn. Die verhalen ontkrachten we in deze nieuwe blogserie liever meteen. Want tja, elke branche, elk vakgebied heeft wel vooroordelen die de ronde doen. Wij weerleggen ze met feiten, uitgelegd door een expert. Dit keer gaan we in gesprek met Register Case Manager Karin Jaeger over verzuim.
Om maar meteen een tipje van de sluier op te lichten: een bedrijfsarts kan meer voor je betekenen dan je in eerste instantie denkt. Bijvoorbeeld: heeft een medewerker zich ziekgemeld en vermoed je dat er iets anders speelt? Dan kun je op een andere manier naar de bedrijfsarts acteren dan dat je misschien gewend bent.
Herkenbare situaties bij verzuim
Stel, er heeft een moeilijk gesprek op het werk plaatsgevonden en een medewerker meldt zich de dag erna ziek. Of: een medewerker kon last minute geen vrij krijgen en meldt zich op die dag ziek. Anders dan vaak wordt gedacht, kun je dit soort ‘verdachte situaties’ wel degelijk melden aan de bedrijfsarts. “Het is zelfs sterk aan te raden,” legt Karin uit.
Binnen twee weken kan een ziekmelding nog worden omgebogen in een arbeidsconflict
Wist je dat een bedrijfsarts de medewerker binnen twee weken kan oproepen voor een consult? Op dat moment kan de ziekmelding nog worden teruggedraaid. Karin vertelt: “Dit is mogelijk als blijkt dat er sprake is van een arbeidsconflict. Dan kan bijvoorbeeld worden geadviseerd om een ‘coolingdown’ periode in te gaan, om daarna rond de tafel, al dan niet met een mediator, zaken uit te praten.”
Maar wat als je deze vermoedens niet zou delen met een bedrijfsarts? Dan verstrijken de twee weken en is de case automatisch gemedicaliseerd; dit valt dan niet meer terug te draaien. Karin legt uit dat dit komt doordat de bedrijfsarts specifieke richtlijnen heeft hoe te handelen in dit soort situaties. Wanneer je als werkgever aangeeft dat er wellicht andere problemen spelen, dan zal de bedrijfsarts hier extra aandacht aan besteden. “En als de bedrijfsarts vindt – hij of zij kan immers meer informatie hebben over de medewerker – dat het wel echt gaat om een ziekmelding, dan is dat uiteraard zo.”
Re-integratie: waarom je korte lijntjes zou moeten houden met de bedrijfsarts
Maar er is meer! Want naast dat je deze vermoedens absoluut zou moeten uitspreken, is het stellen van gerichte en concrete vragen in elke case aan te raden. Wanneer je deze vragen moet stellen? In ieder geval voorafgaand aan het consult dat de werknemer heeft. Je kunt – door het stellen van de juiste vragen – namelijk de re-integratie concreet vormgeven. We vragen Karin naar een voorbeeld.
“Stel, een medewerker is aan het opbouwen in werk en als werkgever denk je dat het tijd is voor een volgend stapje in de taken, maar de werknemer is angstig. Dan biedt het houvast om van tevoren te checken bij de bedrijfsarts of die stap medisch gezien mogelijk moet zijn. Een bedrijfsarts zal hier aandacht aan besteden tijdens het consult met de werknemer en dan samen tot de juiste, onafhankelijke, conclusie komen en die aan jou terugkoppelen.”
Dus: als je concrete vragen stelt, krijg je ook concrete adviezen. En zo hou je grip op het proces.
Nauw contact met de bedrijfsarts zorgt er ook voor dat je voldoet aan de Wet verbetering poortwachter
Wat je niet wilt is dat de maanden verstrijken en dat er (te) weinig gebeurt. Dit onder controle houden is immers wél een plicht die de Wet verbetering poortwachter met zich meebrengt. Wanneer jij concrete vragen voorafgaande aan de consults stelt, kost dat natuurlijk tijd. Maar deze investering zorgt er tegelijkertijd voor dat de re-integratie concreter wordt.
Een voorbeeldvraag kan zijn:
- Nu is de re-integratie nog niet mogelijk, maar wanneer verwacht u als bedrijfsarts dat dit wel mogelijk moet zijn?
Dan krijg je een concrete advisering; ook zwart op wit.
Voorkom een te snelle re-integratie
De andere kant van de medaille: je kan door het stellen van de juiste vragen ook een té snelle re-integratie voorkomen. Karin: “Heb je namelijk het vermoeden dat een medewerker zelf te snel wilt terugkeren, dan kan je dit ook toetsen bij de bedrijfsarts. Vraag dan welke opbouw de bedrijfsarts zou adviseren. Ook dan krijg je weer een concreet stappenplan.”
Neem de bedrijfsarts mee in de uitvoeringskant van jouw organisatie
Vaak weet een bedrijfsarts niet wat voor taken en functies er allemaal zijn binnen jouw organisatie. Voed de bedrijfsarts met deze informatie! Jij weet immers welke taken er uitgevoerd moeten worden en wat mogelijke aanpassingen kunnen zijn. Hiermee voorkom je dat de afstand tussen jou en de werknemer (te) groot wordt, en terugkeer steeds lastiger wordt voor de medewerker.
Karin omschrijft de volgende situatie: “Stel, een bedrijfsarts adviseert een oplossing die in de praktijk helemaal niet werkt. Dan is nauw contact met de bedrijfsarts essentieel om uit te leggen hoe het werk er in de praktijk uitziet en waarom die bepaalde oplossing in jullie organisatie niet werkt. In goed overleg kun je dan samen tot een werkbaar voorstel komen.”
Conclusie: benader de bedrijfsarts als sparringpartner
Neem als werkgever het initiatief om nauw contact met de bedrijfsarts te onderhouden. Enerzijds om de re-integratie voor alle partijen zo goed mogelijk in te vullen, anderzijds om jouw plichten die de Wet verbetering poortwachter met zich meebrengt na te komen. Want mocht het dossier bij het UWV terechtkomen, dan heb jij bewijslast en kun je aantonen dat er geen re-integratiekansen zijn gemist.
Karin benadrukt: “Dit is natuurlijk maar een deel van het verhaal wanneer een medewerker zich ziekmeldt. Heeft jouw organisatie behoefte aan meer handvatten op het gebied van verzuim? Lees hoe IKEA Groningen haar leidinggevenden liet trainen! Of neem contact op met mij, ik bespreek de mogelijkheden graag, we bieden namelijk voor elke organisatie trainingen op maat aan.”
