Verzuim is een complex onderwerp, dat ervaren de teammanagers van IKEA Groningen ook. Menea werd daarom ingeschakeld: want hoe ga je met verschillende typen medewerkers het gesprek over verzuim aan? In deze case lees je alle ins en outs!
We spreken met Laura Bruggers, HR-adviseur bij IKEA Groningen. In haar rol adviseert ze teammanagers over HR-gerelateerde vraagstukken, zo ook rondom verzuim. Hoe IKEA Groningen met Menea in contact kwam? Laura legt uit: “De samenwerking met Menea loopt al een langere tijd, bijvoorbeeld loopbaanbegeleiding en 2e spoortrajecten worden door de coaches van Menea opgepakt. Vorig jaar zijn wij een speciaal project gestart rondom het thema verzuim. Voor het cruciale stukje praktijk hebben we toen Menea ingeschakeld. Want vooral tijdens het voeren van gesprekken met medewerkers kwam de onzekerheid bij de leidinggevenden naar boven.”
Verzuimtrainingen: van theorie naar praktijk
Vóór de trainingen had IKEA Groningen al het theoretisch kader voor haar rekening genomen. Ook aan de praktische kant – wat wordt van een leidinggevende verwacht op het gebied van verzuim? – werd voorafgaand aan de training aandacht besteed. “Wij wilden met de trainingen de diepte in en vonden een goede voorbereiding essentieel,” aldus Laura.
Interactieve trainingen om gespreksvaardigheden te oefenen
Gespreksvaardigheden vormden de basis van de verzuimtraining. Hoe ga je met verschillende typen mensen een gesprek over verzuim aan? “Wij hadden de wens de training zo interactief mogelijk in te steken. Het overkoepelende doel van de training was: de teammanagers handvatten geven over hoe zij moeilijke gesprekken het beste kunnen voeren,” vertelt Laura.
Daarom bestond het grootste gedeelte van de training (die drie uur duurde) uit rollenspellen. Een klein gedeelte bestond uit het doornemen van cruciale theorie over bijvoorbeeld wetgeving op het gebied van privacy en de Wet verbetering poortwachter. Laura zegt er het volgende over: “Wat ik heel goed vond aan de training is dat de theorie ook daadwerkelijk gekoppeld werd aan praktijksituaties. Wat voor persoon zit er tegenover je en welke gesprekstechnieken kan je toepassen?”
Gaan zakelijkheid en saamhorigheid wel samen?
Laura vertelt dat de teammanagers van IKEA Groningen ook aanlopen tegen het zakelijke stuk. “IKEA is een organisatie waarin de saamhorigheid heel groot is, de teammanagers kennen hun medewerkers heel erg goed. Uitdagingen die spelen zijn: wordt de relatie verstoord als ik een moeilijk gesprek over verzuim met mijn medewerker aanga? En: hoe voorkom je dat?”
Daarnaast werden tijdens de training vragen over motivatie en verzuim behandeld. Als een teammanager bijvoorbeeld vermoedt dat iemand niet echt ziek is maar bijvoorbeeld tot laat uit is geweest de avond ervoor, ga je het dan hebben over het ziek zijn of over motivatie?
De goede acteur maakte de training compleet
Laura vertelt dat de praktijksituaties heel goed werden nagebootst door de acteur van Menea. “De teammanagers konden zich helemaal inleven in de situatie die nagebootst werd, waardoor de échte pijnpunten goed naar voren kwamen en konden worden opgelost. We ontdekten namelijk precies de momenten waarop een teammanager vastloopt in een gesprek. Vervolgens keken we direct – met elkaar – hoe dit gesprek op een goede manier kon worden voortgezet.” De groepjes werden bewust klein gehouden, zodat iedere teammanager lang genoeg kon oefenen en zijn of haar uitdagingen ook met de groep kon delen.
En samenvattend, wat hebben de trainingen jullie gebracht?
Een laatste shout-out van Laura: “Onze teammanagers hebben voornamelijk handvatten gekregen voor de valkuilen die bestaan rondom verzuim. Er is bewustzijn en vertrouwen gecreëerd over hoe er met bepaalde situaties kan worden omgegaan. Wat ik heel fijn vond aan deze samenwerking is dat Menea veel uit handen neemt. Van het stuk voorbereiding tot en met de evaluatie. Er is goed nagedacht over de insteek van de training. Zo werd de teammanagers van tevoren gevraagd al na te denken over een bepaalde casus, zodat ze er tijdens de training ook meteen goed mee aan de slag konden gaan. Daarnaast heeft Menea erg goed geluisterd naar de input die wij hebben gegeven, waardoor de training ook écht op maat is gemaakt.”
