Case Archieven

Verzuim is een complex onderwerp, dat ervaren de teammanagers van IKEA Groningen ook. Menea werd daarom ingeschakeld: want hoe ga je met verschillende typen medewerkers het gesprek over verzuim aan? In deze case lees je alle ins en outs!

We spreken met Laura Bruggers, HR-adviseur bij IKEA Groningen. In haar rol adviseert ze teammanagers over HR-gerelateerde vraagstukken, zo ook rondom verzuim. Hoe IKEA Groningen met Menea in contact kwam? Laura legt uit: “De samenwerking met Menea loopt al een langere tijd, bijvoorbeeld loopbaanbegeleiding en 2e spoortrajecten worden door de coaches van Menea opgepakt. Vorig jaar zijn wij een speciaal project gestart rondom het thema verzuim. Voor het cruciale stukje praktijk hebben we toen Menea ingeschakeld. Want vooral tijdens het voeren van gesprekken met medewerkers kwam de onzekerheid bij de leidinggevenden naar boven.”

Verzuimtrainingen: van theorie naar praktijk

Vóór de trainingen had IKEA Groningen al het theoretisch kader voor haar rekening genomen. Ook aan de praktische kant – wat wordt van een leidinggevende verwacht op het gebied van verzuim? – werd voorafgaand aan de training aandacht besteed. “Wij wilden met de trainingen de diepte in en vonden een goede voorbereiding essentieel,” aldus Laura.

Interactieve trainingen om gespreksvaardigheden te oefenen

Gespreksvaardigheden vormden de basis van de verzuimtraining. Hoe ga je met verschillende typen mensen een gesprek over verzuim aan? “Wij hadden de wens de training zo interactief mogelijk in te steken. Het overkoepelende doel van de training was: de teammanagers handvatten geven over hoe zij moeilijke gesprekken het beste kunnen voeren,” vertelt Laura.

Daarom bestond het grootste gedeelte van de training (die drie uur duurde) uit rollenspellen. Een klein gedeelte bestond uit het doornemen van cruciale theorie over bijvoorbeeld wetgeving op het gebied van privacy en de Wet verbetering poortwachter. Laura zegt er het volgende over: “Wat ik heel goed vond aan de training is dat de theorie ook daadwerkelijk gekoppeld werd aan praktijksituaties. Wat voor persoon zit er tegenover je en welke gesprekstechnieken kan je toepassen?”

Gaan zakelijkheid en saamhorigheid wel samen?

Laura vertelt dat de teammanagers van IKEA Groningen ook aanlopen tegen het zakelijke stuk. “IKEA is een organisatie waarin de saamhorigheid heel groot is, de teammanagers kennen hun medewerkers heel erg goed. Uitdagingen die spelen zijn: wordt de relatie verstoord als ik een moeilijk gesprek over verzuim met mijn medewerker aanga? En: hoe voorkom je dat?”

Daarnaast werden tijdens de training vragen over motivatie en verzuim behandeld. Als een teammanager bijvoorbeeld vermoedt dat iemand niet echt ziek is maar bijvoorbeeld tot laat uit is geweest de avond ervoor, ga je het dan hebben over het ziek zijn of over motivatie?

De goede acteur maakte de training compleet

Laura vertelt dat de praktijksituaties heel goed werden nagebootst door de acteur van Menea. “De teammanagers konden zich helemaal inleven in de situatie die nagebootst werd, waardoor de échte pijnpunten goed naar voren kwamen en konden worden opgelost. We ontdekten namelijk precies de momenten waarop een teammanager vastloopt in een gesprek. Vervolgens keken we direct – met elkaar – hoe dit gesprek op een goede manier kon worden voortgezet.” De groepjes werden bewust klein gehouden, zodat iedere teammanager lang genoeg kon oefenen en zijn of haar uitdagingen ook met de groep kon delen.

En samenvattend, wat hebben de trainingen jullie gebracht?

Een laatste shout-out van Laura: “Onze teammanagers hebben voornamelijk handvatten gekregen voor de valkuilen die bestaan rondom verzuim. Er is bewustzijn en vertrouwen gecreëerd over hoe er met bepaalde situaties kan worden omgegaan. Wat ik heel fijn vond aan deze samenwerking is dat Menea veel uit handen neemt. Van het stuk voorbereiding tot en met de evaluatie. Er is goed nagedacht over de insteek van de training. Zo werd de teammanagers van tevoren gevraagd al na te denken over een bepaalde casus, zodat ze er tijdens de training ook meteen goed mee aan de slag konden gaan. Daarnaast heeft Menea erg goed geluisterd naar de input die wij hebben gegeven, waardoor de training ook écht op maat is gemaakt.”

Nik werkte in het familiebedrijf van zijn vader. Door verschillende omstandigheden kreeg hij een burn-out en belandde hij in een 2e spoortraject. Onze loopbaancoach Menekse Polat begeleidde hem naar een nieuwe, passende functie. En met succes, want sinds kort werkt Nik met veel plezier bij Buyitdirect. We laten in deze case Nik en zijn manager Richard aan het woord, want hoe is dit proces precies verlopen?

“Begin februari (2022) maakte ik kennis met Buyitdirect. Ik heb een half jaar gere-integreerd. Sinds 1 augustus werk ik onder contract bij Richard in het team en dat bevalt erg goed,” aldus Nik. Hij werkt nu binnen sales support public en ondersteunt accountmanagers bij het maken van offertes en het voorbereiden van deals. “Lekker veel uitzoekwerk!” Maar wat ging hieraan vooraf?

Het werken in een familiebedrijf werd onhoudbaar

Nik werkte in het familiebedrijf van zijn vader, in de vleesindustrie. “Ik had naast administratieve werkzaamheden ook taken die lichamelijk te zwaar waren om goed uit te voeren. En ook de meningsverschillen met mijn vader liepen hoog op, waardoor het uiteindelijk een onhoudbare situatie was geworden.” Het leek Nik beter om zakelijk de banden te scheiden en het privé leuk te houden.

Na de ziekmelding duurde het ongeveer twee maanden voordat de Arbodienst was ingeschakeld. Eenmaal in gesprek bleek al snel dat een 2e spoortraject gestart moest worden. “Via de werkgever kwam ik toen in contact met Menea,” legt Nik uit.

Burn-out: dat is toch niets voor mij?!

Nik had een burn-out; zelfs een koffieafspraak met een loopbaancoach voelde als een enorme drempel. “Toen Menea in beeld kwam, had ik al snel een afspraak met loopbaancoach Menekse Polat om kennis te maken. Dat voelde toen voor mij als een flink obstakel. Gelukkig maakte zij het zo laagdrempelig mogelijk voor mij en stelde ze me erg op mijn gemak. De klik was er en we zijn samen het proces ingegaan op weg naar een nieuwe baan.”

Nik heeft verschillende testen gedaan om uit te zoeken wat hij nou echt leuk vindt om te doen. Ook de gesprekken met Menekse hebben geholpen om dit goed in kaart te brengen. “In de loop van de tijd kwam ze met wat re-integratie opties. En algauw kwam Buyitdirect op mijn pad.”

In hetzelfde schuitje

Manager Richard vertelt dat Menekse op een netwerkborrel in contact kwam met de organisatie. Richard had meteen herkenning bij het verhaal van Nik; hij heeft vier jaar geleden in hetzelfde schuitje gezeten. “Ik wist natuurlijk precies hoe hij zich op dat moment voelde en ik wilde hem graag verder helpen.”

“Het kennismakingsgesprek bij Buyitdirect voelde eigenlijk meer als een uitnodiging dan een sollicitatie,” vertelt Nik. Richard vult aan: “We hebben wel een soort sollicitatiegesprek gevoerd via Teams, ook met Menekse erbij, maar de klik was meteen zo goed dat het inderdaad niet eens zo ‘officieel’ aanvoelde.” Drie dagen na het gesprek begon Nik met het re-integreren bij Buyitdirect.

Een intensief traject volgt

“Vanaf het begin hebben we goed in kaart proberen te brengen wat Nik wel en niet aankon op dat moment. We wilden absoluut geen druk opleggen. De eerste dag stuurde hij mij een WhatsAppbericht dat het niet ging. Waarop ik antwoordde: geen probleem, morgen weer een dag,” vertelt Richard.

Het traject is heel intensief geweest; Nik heeft ook bij een psycholoog gelopen. Daar heeft hij veel persoonlijke inzichten gekregen. Voor Nik was het überhaupt een shock dat hij in de ziektewet terecht kwam. “Een burn-out? Ja, ik had er wel eens van gehoord, maar nooit gedacht dat het mij zou overkomen. Niet aanstellen en doorgaan, dat was op mijn lijf geschreven. Dit heeft achteraf gezien ook invloed gehad op het krijgen van de burn-out.”

Het langzaam opbouwen van de werkdruk heeft Nik als heel prettig ervaren. “Ik heb echt moeten leren: genoeg is genoeg. Grenzen durven aangeven. En eerlijk gezegd is dat leerproces nog steeds aan de gang. Maar ik weet nu beter waar de valkuilen liggen.”

Praktische handvatten en laagdrempelig contact

Menea heeft vooral praktische handvatten geboden, het opstellen van een cv en presentatietips bijvoorbeeld. Ook kwam Menekse iedere maand op bezoek om te kijken en vragen hoe het ging; de vinger werd goed aan de pols gehouden. Richard: “Toen ik een keer het gevoel had dat het niet goed met Nik ging, heb ik ook meteen bij Menekse aan de bel getrokken. Ze was – ook tijdens haar vakantie – bereikbaar; wat een toewijding!” Nik zelf had ook veelvuldig contact via WhatsApp. “Ze liet me niet in mijn eigen sop gaarkoken. Ik kon altijd met mijn problemen bij haar terecht.”

Nik en Richard sluiten af met de woorden: “Aan Menekse hebben we echt een goede begeleider gehad. Het is natuurlijk een zakelijk proces, maar er was zeker ook genoeg ruimte voor ontspanning waardoor er een fijne sfeer om het traject heen hing. Menekse is betrokken, praktisch en heeft humor. Ze kwam meestal gezellig rond lunchtijd bij ons langs en er werd dan ook genoeg over koetjes en kalfjes gesproken, wat zeker aan dit succesvolle traject heeft bijgedragen.”

Anna* werkte naast haar studie aan de hogeschool als teamleider bij een grote supermarktketen. Door psychische klachten kwam ze in een 2e spoortraject terecht. Een loopbaancoach bij Menea hielp haar gedurende dit hele traject. En met succes, want nu werkt ze met veel plezier bij een scholengroep. Hoe dit proces precies verlopen is? Lees vooral verder!

Anna vertelt tijdens het interview dat ze het traject en de begeleiding van onze loopbaancoach Christine Krikke als zeer prettig heeft ervaren, ondanks de nare situatie waarin ze verkeerde. “Wat ik erg fijn vond is dat er naar de lange termijn werd gekeken en daarnaar werd geacteerd. Christine heeft goed meegedacht. Gerichte vragen als: ‘waar liggen nu echt jouw interesses?’ en ‘waar zie je jezelf over vijf of tien jaar?’ hebben mijn vertrouwen in een goede uitkomst versterkt. Ik zag mijn baan bij de supermarkt namelijk als iets tijdelijks. Het liefst werkte ik naast mijn studie bij een organisatie die nog beter aansloot bij mijn studie.”

Duaal studeren en een 2e spoortraject

Anna studeert duaal; hierbij worden werken en studeren gecombineerd. Anders dan bij een deeltijdstudie vullen het werk en de studie elkaar aan. Zonder passend werk kun je geen duale opleiding volgen. Toen Anna uitviel, hielp Christine haar bij het vinden van een passende oplossing en hier hoorde solliciteren bij andere organisaties ook bij.

“Christine stuurde regelmatig vacatures door, en wanneer ik in eerste instantie bij zo’n vacature niet meteen dacht: dat is iets voor mij, nam ik wel altijd contact op met de desbetreffende organisatie. Christine gaf me namelijk het vertrouwen dat ze echt het beste met mij voorhad en misschien zag zij iets in die vacature wat ik misschien niet meteen zag.”

Onlinetrainingen tegen slapeloosheid

Gedurende het traject kreeg Anna toegang tot verschillende onlinetrainingen over bijvoorbeeld slapeloosheid tegengaan en zelfvertrouwen ontwikkelen. “Ik kon zelf modules selecteren die pasten binnen mijn behoeften. Daar heb ik ook zeker gebruik van gemaakt, er werden veel concrete tips gedeeld die ik goed kon toepassen.”

Hulp bij het nemen van de lead in een sollicitatiegesprek

Anna vertelt dat ze met vragen altijd terecht kon bij Christine. Die hielp haar om een sollicitatiegesprek meer structuur te geven. “Ik heb geen moeite om mijzelf goed te presenteren en ik kom eigenlijk altijd wel goed uit mijn woorden, maar waar Christine mij bijvoorbeeld mee heeft geholpen is om nóg meer de lead te nemen in een gesprek. Van tevoren overlegden we dan waar het gesprek inhoudelijk over zou kunnen gaan en zo kon ik écht beslagen ten ijs komen.”

Geluk met zo’n goede match

Het traject van Anna startte midden in de coronapandemie; toch heeft er live een eerste gesprek plaatsgevonden. Dat vond Anna – nu achteraf gezien – heel fijn omdat een goede vertrouwensband zo sneller werd gevormd. Hoe het nu met Anna gaat?

Na een paar gesprekken bij verschillende organisaties kwam er een heel interessante functie voorbij bij een scholengemeenschap. De sollicitatie ging goed en nu heeft Anna een plek om te werken én haar afstudeerscriptie af te ronden: twee vliegen in één klap dus.

Als laatste vertelt Anna nog het volgende over de begeleiding van Menea: “Christine heeft me meegegeven dat ik het goed doe. Dit was heel fijn om te horen, want als je op zoek bent naar een baan en er spelen zoveel andere negatieve zaken op de achtergrond, dan heb je dat nodig. Ze leerde mij daarnaast om mijn voortgang te waarderen, door het ook te benoemen: ‘dat heb je nou wel mooi gedaan!’, zei ze dan. Ik heb echt geluk gehad met zo’n goede match!”

Vanwege privacyredenen gebruiken wij de gefingeerde naam Anna in dit verhaal.