Verzuim is een complex onderwerp, dat ervaren de teammanagers van IKEA Groningen ook. Menea werd daarom ingeschakeld: want hoe ga je met verschillende typen medewerkers het gesprek over verzuim aan? In deze case lees je alle ins en outs! 

We spreken met Laura Bruggers, HR-adviseur bij IKEA Groningen. In haar rol adviseert ze teammanagers over HR-gerelateerde vraagstukken, zo ook rondom verzuim. Hoe IKEA Groningen met Menea in contact kwam? Laura legt uit: “De samenwerking met Menea loopt al een langere tijd, bijvoorbeeld loopbaanbegeleiding en 2e spoortrajecten worden door de coaches van Menea opgepakt. Vorig jaar zijn wij een speciaal project gestart rondom het thema verzuim. Voor het cruciale stukje praktijk hebben we toen Menea ingeschakeld. Want vooral tijdens het voeren van gesprekken met medewerkers kwam de onzekerheid bij de leidinggevenden naar boven.” 

Verzuimtrainingen: van theorie naar praktijk 

Vóór de trainingen had IKEA Groningen al het theoretisch kader voor haar rekening genomen. Ook aan de praktische kant – wat wordt van een leidinggevende verwacht op het gebied van verzuim? – werd voorafgaand aan de training aandacht besteed. “Wij wilden met de trainingen de diepte in en vonden een goede voorbereiding essentieel,” aldus Laura. 

Interactieve trainingen om gespreksvaardigheden te oefenen 

Gespreksvaardigheden vormden de basis van de verzuimtraining. Hoe ga je met verschillende typen mensen een gesprek over verzuim aan? “Wij hadden de wens de training zo interactief mogelijk in te steken. Het overkoepelende doel van de training was: de teammanagers handvatten geven over hoe zij moeilijke gesprekken het beste kunnen voeren,” vertelt Laura.  

Daarom bestond het grootste gedeelte van de training (die drie uur duurde) uit rollenspellen. Een klein gedeelte bestond uit het doornemen van cruciale theorie over bijvoorbeeld wetgeving op het gebied van privacy en de Wet verbetering poortwachter. Laura zegt er het volgende over: “Wat ik heel goed vond aan de training is dat de theorie ook daadwerkelijk gekoppeld werd aan praktijksituaties. Wat voor persoon zit er tegenover je en welke gesprekstechnieken kan je toepassen?” 

Gaan zakelijkheid en saamhorigheid wel samen? 

Laura vertelt dat de teammanagers van IKEA Groningen ook aanlopen tegen het zakelijke stuk. “IKEA is een organisatie waarin de saamhorigheid heel groot is, de teammanagers kennen hun medewerkers heel erg goed. Uitdagingen die spelen zijn: wordt de relatie verstoord als ik een moeilijk gesprek over verzuim met mijn medewerker aanga? En: hoe voorkom je dat?”  

Daarnaast werden tijdens de training vragen over motivatie en verzuim behandeld. Als een teammanager bijvoorbeeld vermoedt dat iemand niet echt ziek is maar bijvoorbeeld tot laat uit is geweest de avond ervoor, ga je het dan hebben over het ziek zijn of over motivatie? 

De goede acteur maakte de training compleet 

Laura vertelt dat de praktijksituaties heel goed werden nagebootst door de acteur van Menea. “De teammanagers konden zich helemaal inleven in de situatie die nagebootst werd, waardoor de échte pijnpunten goed naar voren kwamen en konden worden opgelost. We ontdekten namelijk precies de momenten waarop een teammanager vastloopt in een gesprek. Vervolgens keken we direct – met elkaar – hoe dit gesprek op een goede manier kon worden voortgezet.” De groepjes werden bewust klein gehouden, zodat iedere teammanager lang genoeg kon oefenen en zijn of haar uitdagingen ook met de groep kon delen.  

En samenvattend, wat hebben de trainingen jullie gebracht?  

Een laatste shout-out van Laura: “Onze teammanagers hebben voornamelijk handvatten gekregen voor de valkuilen die bestaan rondom verzuim. Er is bewustzijn en vertrouwen gecreëerd over hoe er met bepaalde situaties kan worden omgegaan. Wat ik heel fijn vond aan deze samenwerking is dat Menea veel uit handen neemt. Van het stuk voorbereiding tot en met de evaluatie. Er is goed nagedacht over de insteek van de training. Zo werd de teammanagers van tevoren gevraagd al na te denken over een bepaalde casus, zodat ze er tijdens de training ook meteen goed mee aan de slag konden gaan. Daarnaast heeft Menea erg goed geluisterd naar de input die wij hebben gegeven, waardoor de training ook écht op maat is gemaakt.”  

In deze serie gaan we in gesprek met onze eigen medewerkers. Hoe vinden zij het om bij Menea te werken en wat maakt hun baan zo leuk? Dit keer spreken we met loopbaancoach Menekse Polat, inmiddels drie jaar werkzaam binnen ons enthousiaste team.

Menekse Polat begon haar carrière bij de toenmalige Postbank. “Ik werkte bij personeelszaken, wat nu zo mooi ‘HR’ heet. Later ging de Postbank over in ING; ook daar heb ik een tijd als recruiter gewerkt. Ik vond de werving en selectie echt superleuk om te doen.”  

Meedenken met loopbaanvragen 

Toch begon het na een aantal jaar te kriebelen. “Ik kreeg binnen mijn werk steeds vaker de vraag of ik kon meedenken over bepaalde loopbaan-gerelateerde vragen. Toen ben ik een opleiding gaan volgen tot loopbaancoach. Na de opleiding heb ik de nieuw opgedane kennis kunnen inzetten bij het mobiliteitscentrum van ING. Ik hielp boventallige ING’ers met het vinden van een nieuwe baan.” 

Tijdens een reorganisatie kwam Menea in beeld 

En toen kwam de afdeling waar Menekse werkte aan de beurt; de hele afdeling werd wegbezuinigd. “Dat was best pittig, maar aan de andere kant ook vrij ironisch, want Menea was een van de partijen die kwam helpen bij de reorganisatie. Ik werd gecoacht door Caroline Meulendijk, die nu mijn collega is! Ze vroeg: ‘goh, wil jij niet voor ons komen werken?’ En van het een kwam het ander!” 

Werken als loopbaancoach 

Inmiddels werkt Menekse drie jaar voor Menea in de rol van loopbaancoach. Een heel groot stuk van haar werkzaamheden hebben te maken met het begeleiden van kandidaten die in een re-integratietraject zitten. “Dan heb je te maken met mensen die uitvallen door ziekte, of andere redenen. De Wet Verbetering Poortwachter speelt hierbij een enorm grote rol en daar moest ik me in het begin heel erg in verdiepen. Nu gaat dat me best goed af, al zeg ik het zelf,” vertelt Menekse enthousiast.  

Het bieden van perspectief 

“Het allergaafste aan mijn werk vind ik het bieden van perspectief. Voornamelijk als je kijkt naar de re-integratiekant, dan heb je het over hele heftige verhalen. Denk aan mensen met PTSS, die kanker hebben, worstelen met suïcidale gedachten, in eenzaamheid verkeren of die door een burn-out zijn uitgevallen. Als loopbaancoach schakel je continu qua aanpak en benadering, dat maakt het werk enerzijds heel pittig maar anderzijds ook heel mooi. Want hoe fijn is het als je mensen met zulk soort verhalen een mooi perspectief kan bieden?”  

Werken met verschillende kandidaten 

Het werken als loopbaancoach is super afwisselend. De ene keer zit je met een manager aan tafel, de andere keer met een schoonmaker. “Ik vind het heel fijn dat mijn werk zo divers is. Op dit moment begeleid ik zo’n 45 kandidaten. Dit is een mix van re-integratie, outplacement en coaching. De intensiteit van re-integratie is het hoogst. Bij outplacement hoef je bijvoorbeeld geen rapportages te schrijven, waardoor er dus minder tijd in gaat zitten.”  

Coaching van particulieren 

Steeds vaker komen ook particulieren bij Menea terecht die een coachingstraject aanvragen, mede door het STAP-budget en mond-tot-mond reclame. “Dat zijn ook superleuke trajecten. Zo begeleidde ik bijvoorbeeld een dame die werkzaam was in een hotel. Zij gaat nu als pedagogisch medewerker aan de slag bij een kinderdagverblijf. En nog een andere dame die ik heb begeleid, oriënteert zich nu op het openen van een bed and breakfast.” 

Zo ziet een werkdag als loopbaancoach eruit 

Op de dag dat we Menekse spreken, heeft ze in de ochtend een aantal online belafspraken met kandidaten gehad. “Deze ochtend was het ook tijd voor de wekelijkse meeting met mijn collega’s van Menea; die meeting noemen we ‘netwerken’. We spreken met elkaar over onze kandidaten en punten waar we tegen aanlopen. Wie kan waar te hulp schieten?”  

De meeste gesprekken met kandidaten vinden nog steeds face-to-face plaats. “In dit werk vinden wij dat eigenlijk noodzakelijk, de coronapandemie natuurlijk daargelaten.” Menekse is ook onderdeel van een netwerkgroep ‘Netwerken werkt’. “Een keer per maand komen we met allerlei bedrijven bij elkaar om kandidaten te matchen.” 

Bijzondere momenten 

Als we aan Menekse vragen wat nou bijzondere momenten binnen haar werk zijn, zegt ze het volgende: “Ik vind het heel tof als we een kandidaat een werkervaringsplaats kunnen bieden en dat er daarna ook een baan wordt aangeboden. Zo begeleidde ik eens een uitgevallen meubelmaker. Hij was eind 50, maar nog zo enthousiast over zijn vak. Hij vond een werkervaringsplek bij een orgelmakerij. En daar werkt hij nu nog steeds.” 

De kracht van netwerken 

Menekse houdt met veel kandidaten nog contact. “Ik geloof heel erg in de kracht van netwerken. Oud-kandidaten weten mij ook altijd nog te vinden als ze bijvoorbeeld binnen de organisatie waar ze nu werken mensen zoeken. Wie weet is er een match met een van de kandidaten die ik op dat moment begeleid!”  

Menea als werkgever: flexibel, persoonlijk en warm 

Dan misschien wel de hamvraag die we aan Menekse stellen: hoe bevalt Menea als werkgever? “Wat ik heel leuk vind aan werken bij Menea is dat je veel autonomie hebt. Menea kijkt goed naar jou als persoon: waar liggen jouw talenten en kwaliteiten? En daar word je ook op ingezet. Ik heb ook echt het gevoel dat ik word gezien als persoon en als collega. De contacten binnen de organisatie zijn heel laagdrempelig, wat ik heel prettig vind. Ik kan bij iedereen terecht. Als je net begint, krijg je een buddy die je begeleidt. Wat we uitstralen naar bedrijven en kandidaten toe matcht volledig met hoe we intern met elkaar werken.” 

Loopbaancoach vacature 

Word je wel enthousiast van het verhaal van Menekse en ben je benieuwd welke vacatures wij op dit moment open hebben staan? Kijk dan eens op deze pagina!  

Werknemers succesvol motiveren en aanzetten tot ontwikkelen, hoe doe je dat? Loopbaanbegeleiding is een mooi middel. Immers: wil je in deze krappe arbeidsmarkt mensen aan je binden, dan is investeren in mensen noodzakelijk. Wij ondervinden echter dat werkgevers wat terughoudend zijn om structureel loopbaanadvies aan te bieden. Waarom? Argumenten als: ‘Misschien wil de medewerker na het krijgen van nieuwe inzichten wel weg bij de organisatie,’ passeren de revue. Maar is dat wel zo? In deze blog weerleggen we dit argument. 

De loopbaan in algemene zin is de afgelopen decennia enorm veranderd. Waar men in een gemiddelde carrière eerst werkte in één of maximaal twee bedrijven, werken we nu bij minstens vijf verschillende organisaties. Naast dat werk brood op de plank moet brengen, willen we ook intrinsiek beloond worden. Medewerkers willen via hun baan talenten ontwikkelen en kunnen doorgroeien.  

Waarom willen medewerkers van werkgever wisselen? 

In een onderzoek van Randstad Research werd onder andere ingegaan op de vraag: wat wilde je bereiken met jouw laatste verandering van werkgever? Meer loon, een interessantere functie-inhoud en een betere work-life-balance stonden hoog op het wensenlijstje. Over dit soort onderwerpen kun je ook in gesprek gaan; misschien zijn er wel mogelijkheden binnen de huidige organisatie. 

Loopbaanbegeleiding als preventie 

Loopbaanbegeleiding heeft meerdere positieve effecten: als jij jouw medewerkers ondersteunt en begeleidt in het behalen van hun doelen, dan zijn ze veel loyaler en voelen zij zich meer verbonden met de organisatie. Daarnaast komt een medewerker die loopbaanbegeleiding krijgt sterker in zijn of haar schoenen te staan, wat weer de inzetbaarheid en de werkbaarheid vergroot. Toch bestaan er nog meerdere vooroordelen over loopbaanbegeleiding die we graag de wereld uit helpen. 

Vooroordeel 1: “Met de inzet van loopbaanbegeleiding stimuleer je een medewerker om van baan te wisselen” 

Tijdens een loopbaanbegeleidingstraject krijgen medewerkers antwoord op onder andere de volgende vragen: 

  • Hoe haal ik meer voldoening en plezier uit mijn huidige werk? 
  • Wat zijn mijn professionele ambities?  
  • Hoe krijg ik beter inzicht in mijn eigen professionele sterktes en ontwikkelpunten? 

Een medewerker ondervindt zelfsturing om zijn of haar persoonlijke loopbaan uit te tekenen. Maar dat hoeft niet te betekenen dat die loopbaan buiten jouw organisatie ligt.  

Vooroordeel 2: “Ik wil geen slapende honden wakker maken”  

Ook een veel gehoord argument is dat eventuele ontevredenheid over het werk alleen maar groeit als je ermee aan de slag gaat. Wij ervaren dat juist het bespreekbaar maken van problemen de kans op een goede afloop (binnen jouw organisatie) alleen maar vergroot. Je bent een escalatie van de situatie voor als je op tijd aan de slag gaat met loopbaanbegeleiding. Een medewerker krijgt de kans om opnieuw zijn of haar plek terug te vinden binnen de organisatie.  

Vooroordeel 3: “Een medewerker moet voor loopbaanbegeleiding zelf aan de bel trekken”  

Loopbaanbegeleiding kan zeker starten op eigen initiatief van de medewerker, maar dit hoeft niet altijd het geval te zijn. Als de werkgever het initiatief neemt, kan er ook gekeken worden naar gezamenlijke doelstellingen en competenties. Waar heeft de organisatie behoefte aan? Zo kan je – samen – goede resultaten boeken.  

Actief aanbieden van loopbaanbegeleiding? 

Wanneer een medewerker pas aan de slag gaat met loopbaanbegeleiding op het moment dat de loopbaan überhaupt in het slop raakt, dan ben je eigenlijk te laat. Zeker wanneer je medewerkers wil behouden in de organisatie. Wanneer er regelmatig wordt stilgestaan bij loopbaanwensen, voorkom je ongelukkige medewerkers en zelfs burn-outs (of bore-outs).  

Ook interessant: jouw aannameprocedure onder de loep 

We hadden het in de inleiding van deze blog al even over de krapte op de arbeidsmarkt. Heb jij ook moeite met de invulling van vacatures? Misschien heb je dan baat bij onze whitepaper: ‘Jouw aannameprocedure onder de loep…’ We gaan onder andere in op deze deelthema’s:  

  • Werving en selectie: dit zijn trends om in de gaten te houden  
  • Een potentiële kandidaat op het oog? Dit zijn de do’s en don’ts   
  • Waarom een selectieassessment bijdraagt aan een duurzame invulling van jouw vacature 

Download de whitepaper hier.